El software de seguimiento de documentos/archivos DOCSYS-TRACK™ es una solución integral diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar, monitorear y localizar digitalmente documentos y archivos físicos entre departamentos e instalaciones.
Mejora la eficiencia operativa, garantiza el cumplimiento normativo y reduce el riesgo de pérdida o extravío de documentos mediante visibilidad y auditoría en tiempo real.
Especificaciones de Uso
- Registro de Documentos/Archivos y Gestión de Metadatos: permite el registro de documentos/archivos con información de metadatos configurable.
- Autenticación y Control de Acceso Basado en Roles
- Seguimiento en Tiempo Real: utiliza tecnologías RFID, escaneo de códigos de barras/códigos QR para monitorear y rastrear documentos/archivos.
- Detección Automatizada en Puertas y Archivadores mediante portales RFID.
- Visibilidad por Estado: los documentos/archivos pueden ser rastreados según su estado, por ejemplo: Activo, Retenido Legalmente, Destruido, Archivado, etc.
- Gestión de la Cadena de Custodia
- Gestión de Ubicaciones de Almacenamiento
- Mecanismo de Préstamo y Devolución: mecanismo seguro de préstamo y devolución usando firmas digitales.
- Préstamo/Devolución Rápida mediante escritorios habilitados con RFID.
- Auditoría e Inventario usando dispositivos móviles de cómputo.
- Registros de Auditoría (Audit Trails)
- Historial de Documentos/Archivos
- Historial del Personal
- Gestión de Tareas
- Análisis y Paneles de Control Completos
- Bandeja de Entrada Personalizada según roles.
- Informes Completos
Especificaciones Técnicas
- Aplicación Web: desarrollada en Java, HTML5/CSS3 y otras tecnologías de código abierto
- Aplicación móvil para operaciones de inventario, auditoría, registro de entrada y salida
- Etiquetas RFID, código de barras/código QR/BLE en las cajas y expedientes.
- Compatibilidad con bases de datos MySQL, MS SQL y Oracle
- Instalaciones en la nube o en sitio (On-Premise)
- Soporte para sistemas operativos Windows y Linux
Verticales de Negocio
- Gobierno
- Legal
- Tecnologías de la Información / Corporaciones
- Manufactura
- Almacenes
- Instituciones Financieras
- Petróleo y Gas
- Construcción
- Salud